Blick hinter die Kulissen: Petra Kopp über ihre Rolle als Managementbeauftragte der Kläger Group

Planung, Überwachung, Steuerung und kontinuierliche Verbesserung – Petra Kopp, Managementbeauftragte der Kläger Group, steht für höchste Qualitätsstandards. Mit ihrem Know-how und ihrer Leidenschaft für Qualitätsmanagement treibt sie die Digitalisierung und Prozessoptimierung in den drei Unternehmen der Kläger Group voran und gibt in diesem Interview spannende Einblicke in ihre Arbeit sowie die täglichen Herausforderungen eines dynamischen Umfelds.

1. Wie lange bist du schon bei der Kläger Group?

Ich habe 2013 bei Vema als Einkaufsleitung sowie stellvertretende Leitung Qualitätsmanagement begonnen. Zuvor war ich unter anderem in einer Unternehmensberatung für Qualitätsmanagement im Bereich IFS Food tätig – die Begeisterung für dieses Fachgebiet begleitet mich also schon lange.

Seit Januar 2023 bin ich Managementbeauftragte für Vema und Kläger am Standort Neusäß. Im Juli 2024 wurde mein Verantwortungsbereich zusätzlich auf Kläger SPC erweitert.

2. Wie lässt sich deine Rolle als Managementbeauftragte beschreiben?

Die Rolle der Managementbeauftragten ist eine zentrale Schnittstelle zwischen den Fachbereichen und der Geschäftsleitung.

Ich verantworte die Implementierung, Pflege und Weiterentwicklung der Managementsysteme im Unternehmen – darunter ISO 9001, ISO 13485, ISO 22716, ISO 14001, IFS HPC und IATF. Dazu gehört die Sicherstellung der Einhaltung gesetzlicher und normativer Anforderungen, die Durchführung interner und externer Audits sowie die Schulung der Mitarbeitenden.

Mit der Erweiterung meines Verantwortungsbereichs auf Kläger SPC wurde die klare Trennung von Qualitätsmanagement (QM) und Qualitätssicherung (QS) innerhalb der Kläger Group final umgesetzt. Das Qualitätsmanagement agiert nun als unabhängige, übergeordnete Stabsstelle und kann objektiv und ganzheitlich wirken.

„Ich freue mich sehr auf die Herausforderung alle Systeme unter einen Hut zu bringen, die kommenden Veränderungen und am meisten auf die inspirierende Zusammenarbeit mit den Kollegen und Kolleginnen aus drei Firmen.“

Petra Kopp über ihren erweiterten Verantwortungsbereich durch die Übernahme des Qualitätsmanagements bei Kläger SPC.

3. Kannst du uns konkrete Beispiele aus deinem Arbeitsalltag nennen?

Einen klassischen, routinierten Arbeitsalltag gibt es bei mir nicht – die Aufgaben sind sehr vielfältig.

Ein Schwerpunkt liegt auf der Bewertung neuer gesetzlicher und regulatorischer Anforderungen in enger Zusammenarbeit mit Regulatory Affairs. Dabei prüfen wir die Relevanz für unsere Unternehmen und koordinieren die Umsetzung in die bestehenden Managementsysteme.

Darüber hinaus arbeite ich intensiv an der Weiterentwicklung von Prozessen und Organisationsstrukturen, um Effizienz und standortübergreifende Anwendbarkeit innerhalb der Kläger Group sicherzustellen.

4. Du führst nicht nur interne, sondern auch externe Audits mit Kunden durch. Wie sieht die Zusammenarbeit mit Kunden aus?

Auditierungen sind ein zentraler Bestandteil meiner Tätigkeit. Gemeinsam mit dem Auditoren-Team führen wir interne und externe Audits durch und entwickeln unsere Managementsysteme kontinuierlich weiter.

Bei Kundenaudits starten wir in der Regel mit einem Dokumentenaudit, häufig digital über Microsoft Teams. Anschließend folgt das Vor-Ort-Audit, bei dem der gesamte Prozess geprüft wird – vom Wareneingang über Produktion bis hin zur Auslieferung.

Diese Audits bieten nicht nur die Möglichkeit zur Bewertung, sondern auch zum fachlichen Austausch und zur Identifikation von Verbesserungspotenzialen.

5. Gesetzliche und regulatorische Vorschriften werden immer komplexer. Wie wird sichergestellt, dass alle aktuellen Entwicklungen eingehalten werden?

Die Einhaltung gesetzlicher und normativer Anforderungen ist systematisch organisiert.

Ein interdisziplinäres Team verfolgt kontinuierlich relevante Entwicklungen, nimmt an Schulungen teil und stellt den Wissenstransfer sicher. Zentrales Steuerungsinstrument ist dabei das Rechtskataster, in dem alle relevanten Verpflichtungen erfasst und regelmäßig bewertet werden.

Zusätzlich unterstützen Fachexperten, beispielsweise aus den Bereichen Arbeitssicherheit, Energiemanagement uns bei der Umsetzung in die Praxis.

6. Was macht deinen Job spannend und abwechslungsreich?

Ich bin seit über 20 Jahren im Qualitätsmanagement tätig – und noch nie war die Entwicklung so dynamisch wie in den letzten Jahren.

Aktuelle Themen im Qualitätsmanagement sind unter anderem:

• Künstliche Intelligenz und maschinelles Lernen zur frühzeitigen Erkennung von Qualitätsabweichungen
• Nachhaltigkeit und ESG-Kriterien, die zunehmend strategisch verankert werden
• Qualität 4.0, also die digitale Transformation des Qualitätsmanagements

Diese Entwicklungen verändern das Berufsbild grundlegend und machen es besonders spannend.

7. Wie gehst du mit Widerständen gegen Veränderungen um?

Veränderungen gehen fast immer mit Widerständen einher – insbesondere im Kontext des demografischen Wandels und der Digitalisierung.

Aus meiner Sicht ist eine transparente und klare Kommunikation die wichtigste Grundlage. Gleichzeitig ist es entscheidend, Mitarbeitende frühzeitig einzubeziehen und gezielt zu schulen. Empathie im Umgang mit Bedenken und ausreichend Zeit für Anpassungsprozesse spielen ebenfalls eine zentrale Rolle.

8. Wie sahen die Managementsysteme aus, als du hier angefangen hast?

Zu Beginn meiner Tätigkeit waren die Managementsysteme weitgehend papierbasiert und die einzelnen Unternehmen arbeiteten in diesem Bereich unabhängig voneinander – eine standort- bzw. unternehmensübergreifende Abstimmung fand kaum statt.

Mit der Revision der ISO 9001 im Jahr 2015 wurde bei Vema eine Prozessmodellierungs-Software eingeführt – ein wichtiger Schritt in Richtung Digitalisierung und Transparenz. In diesem Zuge begann auch die Zusammenarbeit der Qualitätsmanager innerhalb der Kläger Group.

Seither haben sich sowohl die Systeme als auch die Anforderungen deutlich weiterentwickelt. Themen wie Cybersecurity, Nachhaltigkeit, Lieferkettenmanagement und ESG sind heute feste Bestandteile der Managementsysteme und müssen sowohl strategisch als auch operativ umgesetzt und nachgewiesen werden.

Insgesamt hat sich das Qualitätsmanagement von einem stark dokumentationsgetriebenen, isolierten System hin zu einem integrierten, zunehmend digitalen und strategischen Steuerungsinstrument entwickelt.

9. Ausblick in die Zukunft – Wo siehst du das Qualitätsmanagement der Kläger Group in 5 Jahren?

Das Qualitätsmanagement wird in den kommenden Jahren weiter an Bedeutung gewinnen und sich noch stärker strategisch ausrichten.

Wir werden die Digitalisierung und Automatisierung konsequent vorantreiben und ein zunehmend datengetriebenes Qualitätsmanagement etablieren.

Gleichzeitig wird QM noch stärker als integraler Bestandteil der Unternehmenskultur wahrgenommen werden.